Van Chaos naar Structuur, vervolg
Hoe verliepen de implementaties in de praktijk? Hieronder een weergave van wat we allemaal hebben meegemaakt.
Eerst: MS-Word en MS-Excel
Veel organisaties kozen er in eerste instantie voor om data vast te leggen in MS-Word of MS-Excel. In MS-Word zag je vaak een geheel van verschillende hoofdstukken. In het ene hoofdstuk stonden de activiteiten omschreven, in het andere hoofdstuk alle betrokkenen, in weer een ander het communicatieprotocol, enzovoorts. Dit bleek niet werkbaar omdat het primaire overzicht ontbreekt en sturing dan ook niet mogelijk is. Ook in MS-Excel liep men tegen de grenzen van het pakket aan omdat de hoeveelheid taken, afhankelijkheden en betrokkenen al snel te groot werd. Inzicht en overzicht ontbraken. Niet verwonderlijk, want deze programma’s zijn perfect als tekstverwerker en spreadsheet, maar zijn geen implementatiesoftware.
Daarna: MS-Excel uitbreiden met template
De problemen die rezen probeerden wij op te lossen door MS-Excel te voorzien van een template, wat wil zeggen dat er duidelijke richtlijnen werden geformuleerd over hoe zaken ingevuld moesten worden zoals het kleurgebruik, etc. Ook werd er een communicatieprotocol opgesteld, waarin duidelijk werd omschreven hoe men tijdens de implementatie met elkaar omging. Door hier een strakke hand in te houden werd het beter werkbaar. De praktijk van een aantal grote, zware, complexe implementaties voegden aan deze werkwijze enkele nieuwe ideeën toe.
Vervolgens: Macro’s en koppeling met Outlook
Er werden macro’s toegevoegd om de nummering uit te laten voeren, om te controleren of alle data op de juiste plek stonden en of de juiste kleuren waren gebruikt. Een andere optie was de integratie met MS-Outlook. Dit gaf de coördinator de mogelijkheid om, na synchronisatie met MS-Outlook, via zijn telefoon geïnformeerd te worden, onafhankelijk van het draaiboek. Dit alles natuurlijk mits alles conform schema bleef lopen, want we waren nog niet uitgeleerd….
Toen: Probleemsignalering ontbreekt
Ook dit bleek niet werkbaar omdat probleemsignalering ontbrak. Het proces blijft immers mensenwerk, sterker nog: handwerk. MS-Excel is niet ingericht op het geven van een melding als er iets fout is. Toen zijn we verder gaan zoeken naar een programma dat ervoor zorgt dat een stappenplan altijd overzichtelijk en consistent is. Een programma dat organisaties helpt om efficiënt en effectief een proces te kunnen besturen. Tot voor kort was een dergelijk pakket er niet. Maar nu is er eindelijk Time IT.
Maar wat is nu uiteindelijk de oplossing dan.
Volgende week meer nieuws omtrent de echte oplossing: Time IT!
