Planning met actuele benodigde tijd en/of doorlooptijden? Hoe ga je hier mee om?

Een overzicht van alle projecten en projectactiviteiten inclusief de bezetting van elke medewerker is cruciaal voor elke project/programmamanager zowel qua inhoud als de actuele voortgang.

Het maken van een planning is een administratief puzzelwerk. Het dwingt de manier vooraf na te denken (voordenken!) om te komen tot een realistisch en flexibel plan, samen met de direct betrokkenen.

Welke activiteiten en fasen worden onderscheiden, wat zijn de afhankelijkheden, de benodigde tijd, doorlooptijd en kosten, einddata, beschikbaarheid van medewerkers en het budget. Een sluitend stappenplan waarin alle activiteiten zijn vermeld, kost tijd en geld en vergt al enkele dagen om het te maken en daarna nog het overleg met alle betrokkenen en aansluitend weer de aanpassingen verwerken.

De bewaking en rapportage van de voortgang kost meestal ook enkele uren per week, maar door gebruik te maken van het real time dashboard van Time IT, kun je dit a la minuut regelen en inzien. Dus hier bespaar je al heel veel tijd.

Voorbeeld van een Gantt Chart

Voorbeeld van een Gantt Chart, real time

De projectmanager heeft dus baat bij goede tooling vooral als het gaat om Resource planning en dit laatste ontbreekt bij veel organisaties. Het inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers in relatie met de diverse planningen is ver te zoeken of is niet actueel genoeg.

Real time Bezetting medewerkers overzicht!

Binnen Time IT kun je nu op verschillende manieren activiteiten gaan inplannen. We gaan ze hier even behandelen. In de hierna behandelde schema’s worden op het hetzelfde moment diverse activiteiten uitgevoerd. Hierdoor zie je meteen de verschillen.

Tijd gedreven:
- Activiteiten inplannen qua tijd gedreven, dus sequentieel of parallel of startende op een vast moment, en zonder rekening te houden met de agenda van een medewerker.
- Wordt meestal gebruikt voor implementaties, functioneel of technische upgrades, migraties, etc. die normaliter buiten kantooruren plaatsvinden. M.a.w. men hoeft geen rekening te houden met de beschikbaarheid van resources, want die zijn direct beschikbaar.
- Dit betekent ook dat als men dezelfde persoon weer inzet, het systeem wel een waarschuwing gaat afgeven en de beslissing uiteindelijk door de manager wordt genomen hoe ermee om te gaan.

Overzicht tijdgedreven planning!

Medewerker gedreven:
- Activiteiten inplannen maar dan wel rekening houden met de agenda van de desbetreffende medewerk(st)er. De agenda bevindt zich in Time IT en is aan te passen conform het werkschema van de desbetreffende persoon. Men kan ook de agenda’s vanuit Outlook importeren in Time IT.
- Door een medewerk(st)er in te plannen op deze manier, betekent dat de desbetreffende persoon gedurende de geplande doorlooptijd bezet is. M.a.w. de desbetreffende persoon kan dan gedurende die tijd niet meer ingepland worden en zal Time IT een NoGo afgeven.
- Deze manier van plannen wordt ook wel veel gebruikt bij implementaties, test trajecten of planningen waar activiteiten gedurende de dag gaan plaatsvinden en men de benodigde doorlooptijd daadwerkelijk nodig heeft voor de uitvoering.
- Een voorbeeld hiervan is de voorbereidingen gedurende overdag, uitvoering in het weekend en de nabewerking weer overdag.
- Doordat Time IT gebruik maakt van groepen en daarbinnen de activiteiten, kun je dit eenvoudig instellen middels de groep eigenschappen. Met als voordeel Time IT rekent automatisch alles meteen real time door.

Overzicht Medewerker gedreven planning!

Combinatie van Tijd- en Medewerker gedreven:
- Natuurlijk kun je binnen Time IT een combinatie maken van de diverse methodes. Dit kan wel eens handig zijn bij implementaties waarbij voorbereidingen gedurende de normale werktijd plaatsvinden en de daadwerkelijke uitvoering buiten de normale kantooruren.
- Op het moment dat er een combinatie plaatsvindt heeft “Medewerker” gedreven altijd voorrang op “Tijd” gedreven en zal Time IT een waarschuwing afgeven en is het aan de manager om te beslissen hoe er mee om moet worden gegaan.

Medewerker gedreven incl. opgave actuele benodigde tijd:
- Actuele benodigde tijd versus doorlooptijd.
- Mede door de eigen verantwoordelijkheid van medewerk(st)ers en het nieuwe werken, laat men de werkindeling steeds vaker over aan de personen zelf. Men spreekt wel af wanneer iets klaar moet zijn, maar de desbetreffende persoon kan zelf Ijn tijd indelen zolang de afspraak maar wordt gehaald. En of men het nu doet in de avonduren of in het weekend, dat maakt niets uit. LET OP: dit geldt natuurlijk niet voor iedereen en ook niet voor alle activiteiten.
- Dus eigenlijk wil men weten wat is de echte benodigde tijd voor uitvoering van de activiteiten t.o.v. de doorlooptijd. Als je dit mee kunt geven bij je planning (zie schema), dan praat je over een real time resource planning. En dat is wat binnen veel organisatie ontbreekt. Sommige hebben wel een resource planning systeem maar niet gekoppeld aan de uitvoering van activiteiten ongeacht of het beheer of projecten zijn.
- In onderstaand schema zie je dat je bij een activiteit gaat aangeven wat de actuele tijd nodig is voor de uitvoering. Time IT zal dan bij de verificatie controleren wat de beschikbare tijd gerelateerd is aan de agenda van die desbetreffende persoon. Op deze manier beschikt men over een real time inzicht omtrent de werkzaamheden en beschikbaarheid van de desbetreffende medewerk(st)er.
- Tevens kan men dan op basis van rollen, wat in Time IT aanwezig is, eenvoudig gaan controleren wie, wanneer en voor een bepaalde uitvoering beschikbaar is want alle informatie is dan voorhanden in het systeem.
- Omdat alles gelogd wordt qua uitvoering, kan men straks ook exact zien wat nu echt de daadwerkelijke benodigde tijd voor de uitvoering was, want de start- en eind momenten worden ook vastgelegd. En die uren kun je dan weer koppelen aan geld. Zo kun je exact zien wat de doorlooptijd was, ingeschatte actuele benodigde tijd, en de echte actuele benodigde tijd.
- Deze methode in combinatie met “Tijd” gedreven zal veel gebruikt gaan worden bij organisatie die projecten aansturen waarbij doorlooptijd (dus de exacte einddatum) heel belangrijk is, maar waarbij flexibiliteit wordt gehanteerd gedurende de uitvoering zelf, gebaseerd op vooraf ingeschatte actuele benodigde tijden.

Medewerker gedreven (actuele benodigde tijd)

Overzicht Medewerker gedreven incl. opgave actuele benodigde tijd

Het blijkt dat door deze verschillende methodes, je Time IT kunt gebruiken voor allerlei toepassingen qua inzet van medewerkers. Dus niet alleen meer voor implementaties of andere upgrade trajecten, maar voor projecten die gedurende de normale kantooruren worden uitgevoerd en waarbij flexibiliteit van medewerk(st)ers van essentieel belang is.

Hierdoor krijg je real time inzicht qua bezetting van de medewerk(st)ers en kun je efficiënter gebruik maken van de inzet van je eigen personeel.

Deze (extra) functionaliteit wordt ten tijde van dit schrijven gebouwd in Time IT en zal eind Januari 2016 beschikbaar komen.

Wilt u meer weten en/of een vrijblijvende presentatie/demo willen zien, mail even naar info@time-it.org of bel voor een afspraak naar nummer 085 003 04 86.