Opstellen van een uitwijk(stappen)plan!
Het opstellen van een uitwijkplan, alleen voor de IT infrastructuur of voor de business of de hele organisatie? Dat is de vraag die vaak speelt bij organisaties. In principe komt het hier op neer dat je altijd een Business Continuity Plan moet opstellen voor de gehele organisatie, want er kunnen meer soorten calamiteiten voordoen die bijv. direct niets te maken hebben met de infrastructuur, denk hierbij aan wateroverlast op de werkplek, poeder envelop, brand kantoorruimte, etc.
Maar als je een uitwijkplan alleen voor de infrastructuur moet gaan opzetten, hoe ga je dan te werk?
Het allerbelangrijkste is om eerst te inventariseren om welke business applicaties het gaat en welke infrastructuur hiervan ten grondslag ligt, ook de tussenliggende relaties is erg belangrijk. Deze gegevens kun je verwerken in een matrix, zodat je in een oogopslag kunt zien wat er geschiedt als een bepaalde applicatie of een component niet beschikbaar is of als je deze zou moeten stoppen om een of andere reden. Als je die gegevens hebt, kun je op basis van de volgorde de juiste stappen definiëren die benodigd zijn om de desbetreffende applicaties en onderliggende infrastructuur te stoppen c.q. te starten.
Deze stappen kun je dan gaan verwerken in een stappenplan. Bij die desbetreffende stappen moet je ook de betreffende werkinstructies koppelen, je kunt ze direct koppelen of via een URL (bijv. gebruik maken van SharePoint). Op deze manier krijg je een totaal overzicht van alle stappen die benodigd zijn om je gehele applicatie landschap en bijbehorende infrastructuur met de bijbehorende relaties te stoppen of weer te herstarten.
Daarna kun je gaan bepalen wat de benodigde tijd is voor de uitvoering van elke stap. Als je bovenstaande allemaal ingevoerd hebt, kun je bepalen welke rollen (mensen) van de organisatie die stappen gaan uitvoeren. Uiteindelijk wil je als organisatie ervoor zorgen dat meerdere mensen die stappen kunnen gaan uitvoeren. Eventueel zou je het door derden moeten kunnen laten uitvoeren, mits men wel voldoende hiervoor gekwalificeerd is. Pas dan kun je een proefstart gaan uitvoeren. Eerst door de systemen een voor een te stoppen conform het plan en dan als alles goed is verlopen, een definitieve uitwijk te gaan opstarten.
Wel is het belangrijk dat vooraf bepaald wordt wie er allemaal betrokken is ook qua communicatie. Vergeet vooral niet de business erbij te betrekken. Zorg voor tijdige communicatie en ook tijdens de uitvoering. Hou de mensen constant op de hoogte van de voortgang, want uiteindelijk wil je wel dat deze test geen consequenties heeft voor de business en je doet het uiteindelijk voor de business niet alleen voor jezelf!
Natuurlijk als de gehele test succesvol is verlopen, dien je dit op regelmatige basis te testen. Tevens dien je dit gehele proces te borgen in de organisatie. D.w.z. dat elke wijziging op het gehele landschap zowel functioneel als technisch, ook direct in het uitwijk(stappen)plan verwerkt dient te worden. Dus Change Management en Release Management (afhankelijk per organisatie hoe e.e.a. is ingericht) dienen hierop aangepast te worden.
Hieronder een beknopte weergave van de uit te voeren stappen:
- inventariseren van de applicaties en bijbehorende infrastructuur
- het complete landschap van het Datacenter in kaart brengen
- afhankelijkheden, onderliggende relaties aangeven van de componenten
- matrix maken zodat de afhankelijkheden en raakvlakken per applicatie en componenten inzichtelijk wordt
- in kaart brengen hoe uitwijk plaatsvindt (van productie naar uitwijk systemen of acceptatie, etc.)
- stappen definiëren voor het stoppen/starten van het landschap per applicatie per datacenter incl. technische testen
- de stappen voor het testen van de applicatie (door de business) dienen meegenomen te worden in het plan
- benodigde tijd per stap vaststellen, eventueel later bijstellen a.h.v. de diverse testen
- bijbehorende werkinstructies koppelen aan de stappen, indien niet aanwezig dan dienen deze gemaakt te worden
- communicatieprotocol opstellen, wie moet wanneer geïnformeerd worden, verwerken in het stappen(uitwijk)plan
- bespreken stappen(uitwijk)plan met alle betrokkenen, ook de business (regelmatige basis)
- testen van het stappenplan (droog middels bespreking met alle uitvoerenden) en daarna in de werkelijkheid
- evalueren van de testen en eventueel bijsturen stappen(uitwijk)plan
- aanpassen van de processen (o.a. Change en Release Mgt.) zodat wijzigingen in het landschap geborgd worden ook in het stappen(uitwijk)plan
- borgen in de organisatie dat het stappen(uitwijk)plan op vaste momenten wordt uitgevoerd
- gedurende het hele proces dient de communicatie goed op orde te zijn. Zowel business als direct betrokkenen dienen regelmatig omtrent voortgang op de hoogte gebracht te worden.
Maak het uitwijk(stappen)plan inzichtelijk en transparant voor eenieder en juist door gebruik te maken van Time IT, worden automatisch alle stappen en communicaties tijdens de uitvoering gelogd in een separate logfile. Dat betekent dat je aan derden kunt aantonen hoe het proces exact is verlopen. Weer een pluspunt voor Time IT!
