Geschikt voor grote of kleine organisaties? Welke weg volgt u?
Bij elk gesprek rijst de vraag waar is Time IT nu eigenlijk voor geschikt en wat biedt het voor voordelen t.o.v. andere gebruikte pakketten binnen een organisatie.
In deze blog zal ik meer duidelijkheid hierover geven. Indien een manager een stappenplan moet uitvoeren van maximaal 20 stappen, dan kan men dit met allerlei hulpmiddelen doen bijv. Excel. Of als men een planning moet maken voor een bepaald project dan gebruikt men vaak Microsoft Project of andere projectmanagement tools.
Maar als het repeterend is en verschillende disciplines erbij betrokken zijn, zowel intern als extern dan wordt het via Excel of bijv. Microsoft Project of andere projectmanagement tools erg moeilijk of te wel onmogelijk!
Time IT daarentegen is speciaal ontwikkeld om een stappenplan of draaiboek of planning ongeacht het aantal stappen, ongeacht welke disciplines (interne en/of externe) erbij betrokken zijn, ongeacht waar de mensen zijn, ongeacht of het repeterend is of eenmalig, op een efficiënte manier samen te stellen en de betrokkenen snel via een digitale communicatie aan te sturen c.q. te informeren. En dit laatste geschiedt via allerlei mobiele devices.
Hieronder een weergave voor welke toepassingen het geschikt is zowel in de IT wereld als in de Business of binnen een gehele organisatie.
Binnen de IT wereld:
- Upgrade van applicaties
- Implementatie van nieuwe systemen zowel hardware als programmatuur
- Migraties van data
- Migraties van systemen, denk hierbij bijv. aan Windows upgrade
- Inrichting van systemen
- Capaciteitsplanning van systemen
- Onderhoudsweekenden aansturen
- Voorbereidingen uitvoeren voor bepaalde onderhoudsweekenden
- Aansturen van releases
- Implementatie van een nieuwe functioneel systeem
- Testplanningen
- Calamiteiten binnen de IT infrastructuurRepeterende zaken binnen beheer
- Denk hierbij aan contingency binnen een Datacenter terwijl de stroom uitvalt of systemen functioneren niet meer, etc. (ongeacht of men dubbele systemen heeft of een active-active datacenter, toch zal er altijd controle moeten plaatsvinden en taken worden uitgevoerd door diverse disciplines)
- Aansturen van projecten, groot of klein
- Alle zaken waarvoor een stappenplan noodzakelijk is ongeacht in welke vorm dan ook.
Binnen de Business:
- Implementatie van een nieuw functioneel systeem
- Uitvoeren van repeterende business zaken, bijv. het aan sturen van diverse processen
- Het is erg belangrijk dat als er een nieuw functioneel systeem wordt geïmplementeerd dit gezamenlijk gaat met de Business en IT. Binnen een organisatie vorig jaar een stappenplan geïntegreerd uitgevoerd met ongeveer 850 stappen.
- Uitvoeren van o.a. diverse facturering runs
- Uitvoeren van testplannen binnen de business.
Binnen een organisatie:
- Aansturen van een calamiteit, bijv. werkplekken niet meer beschikbaar vanwege een calamiteit, dus mensen moeten hun werk kunnen doen op een andere locatie
- Uitwijk van call centers
- Aansturen van een calamiteit vanuit de organisatie waarbij zowel de IT, Facilitaire zaken als de Business betrokken zijn.
Time IT biedt een aantal voordelen t.o.v. andere gebruikte hulpmiddelen binnen een organisatie. Deze voordelen worden vooral aangegeven door de huidige klanten van Time IT.
Hieronder een opsomming ervan:
- Time IT is real time, oftewel dynamisch. Andere tools zijn allemaal statisch!
- Alles wat tijdens de uitvoering wordt gedaan, wordt gelogd.
- Via Time IT worden medewerkers automatisch aangestuurd c.q. geïnformeerd
- Een accountant wil bewijslast zien hoe bijv. een datamigratie heeft plaatsgevonden, vooral bij migratie van financiële systemen.
- Het stappenplan is altijd overzichtelijk, mede door o.a. de Gantt Chart (overzicht op hoofdlijnen en eventueel detail) en door de structuur die gebruikt wordt.
- Een stappenplan binnen Time IT is altijd consistent, tijden worden automatisch doorgerekend, geen handwerk, geen formules.
- Stappenplannen kunnen op een simpele manier hergebruikt worden. Alles wat eerder is bedacht wordt automatisch mee genomen.
- Werkinstructies kunnen gekoppeld worden aan een activiteit en/of hoofdgroep. Ook kunnen er koppelingen gelegd worden met Document Management systemen zoals SharePoint.
- Tijdens de uitvoering kan men Opmerkingen mee geven die gebruikt kunnen worden ten tijde van de uitvoering door de diverse medewerkers. Ook kunnen zij opmerkingen plaatsen die later weer gebruikt kunnen worden of meegenomen worden voor de evaluatie.
- Time IT is te gebruiken via elk medium, elk platform zowel voor medewerkers als management. Men kan ten alle tijden de voortgang volgen via simpele schermen.
- Time IT is gebruikersvriendelijk, heeft geen extra ballast zoals vele andere tools wel hebben.
- Time IT is geschikt voor implementaties zoals een militaire operatie, alles nauwkeurig opvolgen en uitvoeren. Heel strak gepland in kritische omgevingen.
- Time IT is gebaseerd op de praktijk en als zodanig ontwikkeld.
Dit betekent het volgende voor een organisatie, onafhankelijk van de grootte:
- beter inzicht vanwege de structuur, in wat er daadwerkelijk plaatsvindt en hoeveel tijd er benodigd is. Hierdoor kan de verantwoordelijke manager beter sturen op de totale doorlooptijd. De manager kan de uitvoering afstemmen op beschikbaarheid van systemen voor de business. Juist door gebruik te maken van andere tools zoals Excel heeft de verantwoordelijke manager geen goed inzicht op de totale doorlooptijd en in geval van problemen kan hij of zij niet direct erop sturen. Juist in deze tijd wil elke organisatie tegen zo laag mogelijke kosten, een of meerdere systemen met de juiste kwaliteit, zo snel mogelijk implementeren. Dat betekent dus een militaire aanpak, directe aansturing van taken door medewerkers en directe inzicht in de voortgang!
- besparing van tijd en dus geld zowel in de voorbereiding als tijdens de uitvoering. Dit komt mede door de eenvoud waarmee de verantwoordelijke manager een stappenplan kan opzetten en hergebruiken. Tevens kan management of andere betrokkenen alles volgen tijdens de uitvoering en direct sturen op eventuele problemen.
- eenvoud en structuur binnen een organisatie omdat men de methodiek voor allerlei zaken kan gebruiken, dus besparing in de diverse tools.
- de verantwoordelijke manager kan op afstand alles aansturen, aanwezigheid van mensen op een locatie is niet meer noodzakelijk.
- alles wordt gelogd, dus de organisatie kan een evaluatie efficiënter laten verlopen, geen rompslomp met geeltjes of andere notities, alles is aanwezig in het stappenplan zelf.
- communicatie in wat voor vorm dan ook is altijd consistent. De verantwoordelijke manager die de plannen aanstuurt, hoeft niets meer te verzinnen ten tijde van, alles wordt voorbereid en is eenvoudig en eenduidig in gebruik, zowel via e-mail als sms.
