Plan van Aanpak

Plan van Aanpak in relatie met een stappenplan!

Soms krijg je te maken met projecten die meer zijn dan alleen het schrijven van een papier of het leveren van een dienst. Het zijn projecten waarin je moet samenwerken met anderen. Door het samenwerken met verschillende organisaties en personen, kun je gemakkelijk de draad kwijt raken. Vooral in deze tijd bij de hype “Het nieuwe werken” waarbij men zeer flexibel is qua werklocatie.

Als een bepaalde afspraak of deadline niet nagekomen wordt, loopt het andere uit en kan de voltooiing van je project op losse schroeven komen te staan. Om je project zo gestructureerd mogelijk te laten verlopen, schrijf je voor aanvang een plan van aanpak. Zo maak je het project niet alleen voor jezelf (de projectmanager) helder, het plan van aanpak geeft ook een duidelijk overzicht van de uit te voeren taken voor de andere projectleden zowel intern als extern.

Binnen Time IT bestaat sinds deze maart 2016, de mogelijkheid om medewerkers flexibel in te plannen. Dat betekent dat je de doorlooptijd kunt aangeven maar tegelijkertijd de echte benodigde tijd voor uitvoering. En dan maakt het niet uit wanneer de desbetreffende activiteit wordt uitgevoerd, zolang de deadline maar wordt gehaald. En door het nieuwe werken, bepalen medewerkers als zelfstandige professional steeds meer hun indeling van de werkdag binnen de vooraf gedefinieerde kaders natuurlijk!

De hieronder beschreven stappen definieer je in een stappenplan. De uitleg van de desbetreffende stappen beschrijf je in een document en koppel je weer aan de desbetreffende activiteit of stap. Alles wat hier beschreven staat, is uit te voeren met Time IT, het enige programma dat real time de aansturing verzorgt van uw stappenplan middels innovatieve communicatie en via allerlei mobiele devices.

  • Omschrijf de aanleiding
    De eerste alinea van je plan van aanpak bestaat uit de aanleiding of probleemstelling. Beschrijf helder en krachtig waarom dit onderzoek of project wordt uitgevoerd. Wat is de huidige situatie? Wat zijn de problemen/tekortkomingen waarmee de opdrachtgever te maken heeft?
  • Noem de doelstelling
    De opdrachtgever heeft een bepaald doel voor ogen met het project. Waar wil de opdrachtgever naar toe? Welke veranderingen heeft hij voor ogen? Beschrijf dit doel zorgvuldig, zodat het ook voor de andere projectpartners helder is waar jullie samen naar toe werken.
  • Beschrijf de opdracht
    Kort en bondig verwoord je de opdracht zoals je die met de opdrachtgever hebt besproken. Zijn er onderdelen waar de opdrachtgever nog een keuze in moet maken, zet deze dan puntsgewijs onder elkaar. Geef in de opdrachtomschrijving niet alleen duidelijk aan wat er allemaal gaat gebeuren, maar noem hier ook welke zaken wel en welke niet tot de verantwoordelijkheid van het project worden gerekend. En omschrijf de eisen (en een eventuele prioritering daarvan) die de opdrachtgever aan het project stelt.
  • Noem de betrokken personen/partijen
    Zoals al eerder genoemd zijn er zeer waarschijnlijk meerdere personen en partijen bij het project te betrokken. Het loont namelijk niet om voor een klein individueel project een plan van aanpak te maken. Noem in deze alinea alle partijen/personen (én hun contactgegevens) die bij het project zijn betrokken. Zet achter elke persoon/organisatie de functie en de aard van de werkzaamheden.
  • Stel een stappenplan samen
    Hoe concreter je plan van aanpak, hoe groter de kans is dat het daadwerkelijk op deze manier zal gebeuren. Een gedetailleerd stappenplan is een grote hulp voor een soepel verloop van het project. Maak een duidelijk overzicht van alle taken (in chronologische volgorde), met daar achter degene die verantwoordelijk voor deze taak is, wanneer de taak start en afgerond is en het aantal uren dat voor deze taak nodig is.
    Time IT biedt u de mogelijkheden om een geheel stappenplan en alles wat erbij komt kijken, gestructureerd en efficiënt in te voeren. Tevens biedt Time IT u de kans om de uitvoering zelfs vanaf op afstand uit te laten voeren gebruikmakende van allerlei innovatieve communicatiemiddelen middels e-mail en SMS en door gebruik te maken van allerlei mobiele devices.
    Binnen Time IT kun je het verloop van de uitvoering real time volgens middels een gedetailleerd dashboard.

Om zo volledig en transparant mogelijk te zijn, kun je achter elke taak ook de kosten noemen. Dit mag in hoofdlijnen. Je kunt in Time IT hiervoor het veld Opmerkingen gebruiken. Een uitvoerige begroting van het project kun je als bijlage als een Excel document toevoegen.

Maak duidelijke afspraken

Op welke manier wordt het plan van aanpak vastgesteld en door wie? Hoe wordt de voortgang van het project vastgelegd? Wanneer wordt er tussentijds geëvalueerd en wie zijn daarbij? Wat gebeurd er als deadlines niet worden gehaald? Wat zijn de eventuele risico’s?
Het is erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de projectpartners, zeker over de risico’s die zich in het project voor kunnen doen. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan zoals prijzige facturen en projectpartners die weglopen.

Eventueel: Schrijf een samenvatting
Is je plan van aanpak nogal omvangrijk, dan loont het om een beknopte samenvatting te maken waarin je alleen de highlights uit je plan van aanpak noemt. De samenvatting komt voor de alinea waarin je de aanleiding van het project beschrijft. Zo krijgen de opdrachtgever en de projectpartners in een opslag een beeld van het project. Dit document kun je ook weer toevoegen aan het gehele stappenplan.

Op deze manier krijgt u door gebruik te maken van Time IT, een compleet document waarin zowel het stappenplan is vastgelegd inclusief koppelingen naar alle relevante documenten zoals werkinstructies en andere benodigde zaken.

Wilt u het proberen, bel of mail voor een afspraak, een Proof of Concept traject van Time IT zal bewijzen dat het voor uw organisatie ook werkt!

© Copyright 2019 Time IT   010 8461784 | Van der Duijn van Maasdamweg 588 | 3045PE Rotterdam